De aandeelhouders van de Vennootschap worden hierbij uitgenodigd om de buitengewone algemene vergadering van de Vennootschap bij te wonen die zal plaatsvinden in de kantoren van Argo Advocaten BCVBA te City Link – vijfde verdieping, Posthofbrug 12, 2600 Antwerpen, op 8 december 2016 om 10 uur, met de hierna vermelde agenda en voorstellen tot besluit.
AGENDA EN VOORSTELLEN TOT BESLUIT
1. Goedkeuring van uitgiftevoorwaarde 6.2 van de obligatielening uitgegeven door de Vennootschap op 21 september 2016 en de rechten van de obligatiehouders, zoals opgenomen in deel IV van het prospectus voor de openbare aanbieding van de obligaties opgesteld op datum van 6 september 2016, en in het bijzonder goedkeuring van de daarin opgenomen clausule inzake controlewijziging in overeenstemming met artikel 556 van het Wetboek van vennootschappen.
Voorstel tot besluit: Uitgiftevoorwaarde 6.2 van de obligatielening uitgegeven door de Vennootschap op 21 september 2016 en de rechten van de obligatiehouders, zoals opgenomen in deel IV van het prospectus voor de openbare aanbieding van de obligaties van 6 september 2016, houdende de mogelijkheid voor de obligatiehouders om de vervroegde terugbetaling van de obligaties te eisen, ingeval van een controlewijziging, wordt goedgekeurd, overeenkomstig artikel 556 van het Wetboek van vennootschappen. Zoals vereist in het tweede lid van artikel 556 van het Wetboek van vennootschappen zal dit besluit door de zorgen van de instrumenterende notaris worden neergelegd overeenkomstig artikel 75, 3° van het Wetboek van vennootschappen en tevens worden bekendgemaakt onder de vorm van een mededeling in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad door opname in het uittreksel van de akte waarbij de notulen van deze buitengewone algemene vergadering authentiek zullen worden verleden.
2. Hernieuwing van de machtigingen inzake toegestaan kapitaal
2.1. Voorafgaande kennisname van het verslag van de raad van bestuur in overeenstemming met artikel 604 van het Wetboek van vennootschappen met betrekking tot de bijzondere omstandigheden waarin de raad van bestuur het toegestaan kapitaal kan gebruiken alsook de nagestreefde doeleinden.
2.2. Hernieuwing van de bevoegdheden gegeven aan de raad van bestuur met betrekking tot het toegestaan kapitaal zoals uiteengezet in artikel 44 van de statuten van de Vennootschap en overeenkomstige wijziging van artikel 44 van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel tot besluit: De bestaande machtiging van de raad van bestuur met betrekking tot het toegestaan kapitaal, zoals uiteengezet in artikel 44 van de statuten van de Vennootschap, zal worden ingetrokken met ingang van de inwerkingtreding van de nieuwe machtiging zoals hierna uiteengezet. Vervolgens verleent de aandeelhoudersvergadering aan de raad van bestuur de ruimst mogelijke bevoegdheden overeenkomstig de artikelen 605 en 607 van het Wetboek van vennootschappen om, gedurende een periode van vijf (5) jaar te rekenen vanaf de bekendmaking van deze beslissing, het kapitaal van de Vennootschap in één of meerdere malen te verhogen met honderd miljoen euro (100.000.000,00 EUR), in geld of in natura, zoals deze bevoegdheden zijn beschreven in artikel 44 van de statuten van de Vennootschap. De raad van bestuur wordt gemachtigd om, gedurende een periode van drie (3) jaren, van deze bevoegdheden tevens gebruik te maken in de gevallen bedoeld in artikel 607 van het Wetboek van vennootschappen.
Dienovereenkomstig wordt in artikel 44 (“TOEGESTAAN KAPITAAL”), eerste lid en laatste lid van de statuten van de Vennootschap “9 mei 2014” vervangen door “8 december 2016”.
3. Hernieuwing van de machtiging aan de raad van bestuur betreffende de verkrijging en vervreemding van eigen aandelen en overeenkomstige wijziging van artikel 45, tweede lid van de statuten van de Vennootschap.
3.1 Hernieuwing van de machtiging van de raad van bestuur betreffende de verkrijging en vervreemding van eigen aandelen in het geval van een ernstig dreigend nadeel.
Voorstel tot besluit: De bestaande machtiging van de raad van bestuur met betrekking tot de verkrijging en vervreemding van eigen aandelen, zoals uiteengezet in artikel 45, tweede lid van de statuten van de Vennootschap, zal worden ingetrokken met ingang van de inwerkingtreding van de nieuwe machtiging zoals hierna uiteengezet. Vervolgens beslist de aandeelhoudersvergadering tot hernieuwing, voor een periode van drie (3) jaar te rekenen van de bekendmaking van deze beslissing, van de bevoegdheden verleend aan de raad van bestuur in artikel 45, tweede lid van de statuten van de Vennootschap om over te gaan tot een verkrijgen en vervreemding van eigen aandelen zonder voorafgaandelijk besluit van de algemene vergadering wanneer de verkrijging of vervreemding noodzakelijk is om te voorkomen dat de Vennootschap een ernstig dreigend nadeel zou lijden.
Dienovereenkomstig wordt in artikel 45, tweede lid, van de statuten van de Vennootschap “de akte van statutenwijziging de dato 9 mei 2014” vervangen door “de akte van statutenwijziging de dato 8 december 2016”.
3.2. Hernieuwing van de machtiging van de raad van bestuur betreffende de verkrijging van eigen aandelen, zoals opgenomen in artikel 45, derde lid, van de statuten van de Vennootschap en overeenkomstige wijziging van
artikel 45, derde lid van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel tot besluit: De bestaande machtiging van de raad van bestuur met betrekking tot de verkrijging en vervreemding van eigen aandelen, zoals uiteengezet in artikel 45, derde lid van de statuten van de Vennootschap, zal worden ingetrokken met ingang van de inwerkingtreding van de nieuwe machtiging zoals hierna uiteengezet. Vervolgens beslist de aandeelhoudersvergadering tot hernieuwing, voor een periode van vijf (5) jaar te rekenen van de bekendmaking van deze beslissing, van de bevoegdheden verleend aan de raad van bestuur in artikel 45, derde lid van de statuten van de Vennootschap, om over te gaan tot de verwerving van eigen aandelen tot beloop van 20% van het uitgegeven kapitaal.
Dienovereenkomstig wordt in artikel 45, derde lid, van de statuten van de Vennootschap “de akte van statutenwijziging de dato 9 mei 2014” vervangen door “de akte van statutenwijziging de dato 8 december 2016”.
Toelatingsvoorwaarden tot de buitengewone algemene vergadering
Aandeelhouders mogen enkel aan de buitengewone algemene vergadering deelnemen en er hun stemrecht uitoefenen als aan volgende twee voorwaarden is voldaan:
(i) Op basis van de met toepassing van de hieronder beschreven registratieprocedure overlegde bewijzen moet de Vennootschap kunnen vaststellen dat u op 24 november 2016 om middernacht (de “Registratiedatum”) in het bezit was van het aantal aandelen waarvoor u voornemens bent aan de algemene vergadering deel te nemen.
(ii) Uiterlijk op 2 december 2016 moet u expliciet aan de Vennootschap bevestigen dat u voornemens bent aan de algemene vergadering deel te nemen.
Aan deze voorwaarden moet voldaan worden overeenkomstig de hieronder vermelde formaliteiten.
1. Houders van aandelen op naam
Overeenkomstig artikel 536, §2 van het Wetboek van vennootschappen en artikel 24 van de statuten van de Vennootschap hebben de houders van aandelen op naam het recht om aan de buitengewone algemene vergadering deel te nemen en om er hun stemrecht uit te oefenen, op voorwaarde dat:
- hun aandelen zijn ingeschreven op hun naam in het register van de aandelen op naam om vierentwintig uur (24.00u) (CET) op 24 november 2016 (de “Registratiedatum”) en dit ongeacht het aantal aandelen dat ze bezitten op de dag van de buitengewone algemene vergadering; en
- zij de Vennootschap schriftelijk op de hoogte hebben gebracht van (i) hun voornemen om aan de buitengewone algemene vergadering deel te nemen; en (ii) het aantal aandelen waarmee zij aan de buitengewone algemene vergadering wensen deel te nemen, en dit door middel van een ondertekend formulier dat uiterlijk op 2 december 2016 dient aan te komen op de zetel van de Vennootschap en waarvan een model op de zetel van de Vennootschap en op de website van de Vennootschap onder de tab “Investors” – “Shareholders Meetings” (www.vgpparks.eu) beschikbaar is.
2. Houders van gedematerialiseerde aandelen
Overeenkomstig artikel 536, §2 van het Wetboek van vennootschappen en artikel 24 van de statuten van de Vennootschap hebben de houders van gedematerialiseerde aandelen het recht om aan de buitengewone algemene vergadering deel te nemen en om er hun stemrecht uit te oefenen, op voorwaarde dat:
- hun aandelen zijn ingeschreven op hun naam op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van de vereffeningsinstelling om vierentwintig uur (24.00u) (CET) op de Registratiedatum, 24 november 2016, en dit ongeacht het aantal aandelen dat ze bezitten op de dag van de buitengewone algemene vergadering; en
- zij uiterlijk op 2 december 2016 een attest opgesteld door een erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling hebben bezorgd of hebben laten bezorgen op de zetel van de Vennootschap waaruit blijkt met hoeveel gedematerialiseerde aandelen die op de Registratiedatum op naam van de aandeelhouder zijn ingeschreven op zijn rekeningen de aandeelhouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de buitengewone algemene vergadering.
Enkel personen die aandeelhouder zijn van de Vennootschap op de Registratiedatum (24 november 2016) en die uiterlijk op 2 december 2016 hebben gemeld te willen deelnemen aan de buitengewone algemene vergadering zoals hierboven uiteengezet, zijn gerechtigd om deel te nemen aan de vergadering.
De aandelen worden niet geblokkeerd ten gevolge van het bovenstaande proces. Bijgevolg kunnen aandeelhouders vrij over hun aandelen beschikken na de Registratiedatum.
De deelnemers aan de buitengewone algemene vergadering worden verzocht om zich op 8 december 2016 aan te bieden vanaf 9 uur teneinde een vlotte afhandeling van de identificatie- en registratieformaliteiten mogelijk te maken.
Agenderingsrecht
Overeenkomstig artikel 533ter van het Wetboek van vennootschappen kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens drie procent (3%) van het maatschappelijk kapitaal bezitten, te behandelen onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen onderwerpen, op voorwaarde dat:
- zij de eigendom van zulk aandeelhouderschap bewijzen op de datum van hun verzoek en hun aandelen die zulk aandeelhouderschap vertegenwoordigen registreren op de Registratiedatum, 24 november 2016; het bewijs van aandeelhouderschap wordt geleverd hetzij op grond van een certificaat van inschrijving van de desbetreffende aandelen in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij aan de hand van een door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling opgesteld attest waaruit blijkt dat het desbetreffende aantal gedematerialiseerde aandelen op naam van de desbetreffende aandeelhouder(s) op rekening is ingeschreven;
- de bijkomende agendapunten en/of voorstellen tot besluit door deze aandeelhouders schriftelijk zijn ingediend bij de raad van bestuur ten laatste op 16 november 2016.
Deze bijkomende agendapunten en/of voorstellen kunnen worden bezorgd aan de Vennootschap per brief, te versturen naar de maatschappelijke zetel van de Vennootschap ter attentie van Dhr. Dirk Stoop, of per e-mail te verzenden naar dirk.stoop@vgpparks.eu. De Vennootschap zal de ontvangst van de geformuleerde verzoeken binnen een termijn van 48 uur aan de betrokken aandeelhouders bevestigen, per e-mail of per brief op het door hem (hen) meegedeelde adres.
In voorkomend geval zal de Vennootschap de gewijzigde agenda van de algemene vergadering samen met het ad-hocformulier tot verlening van een volmacht, aangevuld met de te behandelen onderwerpen en/of de voorstellen tot besluit ter beschikking stellen op de website van de Vennootschap (www.vgpparks.eu) ten laatste op 23 november 2016.
De volmachten die ter kennis werden gebracht van de Vennootschap vóór de bekendmaking van een aangevulde agenda, blijven geldig voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor zij gelden. Bij wijze van uitzondering op wat voorafgaat, kan de volmachtdrager, voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor, met toepassing van artikel 533ter van het Wetboek van vennootschappen, nieuwe voorstellen tot besluit zijn ingediend, tijdens de algemene vergadering afwijken van de eventuele instructies van de volmachtgever, indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. De volmachtdrager moet de volmachtgever daarvan in kennis stellen. De volmacht moet vermelden of de volmachtdrager gemachtigd is om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen die op de agenda zijn opgenomen, dan wel of hij zich moet onthouden.
Vraagrecht
Overeenkomstig artikel 540 van het Wetboek van vennootschappen en artikel 29 van de statuten van de Vennootschap, hebben alle aandeelhouders het recht om tijdens de vergadering of schriftelijk vóór de vergadering vragen te stellen aan de bestuurders met betrekking tot de agendapunten en het verslag vermeld in het agendapunt 2.1
Vragen die schriftelijk worden gesteld zullen slechts worden beantwoord indien de betrokken aandeelhouder de hierboven vermelde formaliteiten om te worden toegelaten tot de buitengewone algemene vergadering heeft vervuld en de schriftelijke vraag ten laatste op 2 december 2016 door de Vennootschap is ontvangen.
Schriftelijke vragen kunnen worden bezorgd aan de Vennootschap per brief te versturen naar de maatschappelijke zetel van de Vennootschap ter attentie van Dhr. Dirk Stoop of per e mail te verzenden naar dirk.stoop@vgpparks.eu.
Volmacht
De aandeelhouders kunnen zich, overeenkomstig artikel 25 van de statuten van de Vennootschap, laten vertegenwoordigen op de vergadering door middel van een gevolmachtigde die al dan niet aandeelhouder is. Behalve in de gevallen voorzien in de wet (artikel 547bis, §1, tweede lid van het Wetboek van vennootschappen) mag een aandeelhouder voor een bepaalde vergadering slechts één persoon als volmachtdrager aanwijzen.
De aandeelhouders die wensen te worden vertegenwoordigd bij volmacht, worden verzocht gebruik te maken van het model van volmachtformulier (met steminstructies) dat op de zetel van de Vennootschap en op de website van de Vennootschap onder de tab “Investors” – “Shareholders Meetings” (www.vgpparks.eu) beschikbaar is.
De kennisgeving van de volmacht aan de Vennootschap dient schriftelijk te gebeuren, hetzij per brief te versturen naar de maatschappelijke zetel van de Vennootschap ter attentie van Dhr. Dirk Stoop of per e mail te verzenden naar dirk.stoop@vgpparks.eu.
De origineel getekende volmachtenformulieren dienen ten laatste op 2 december 2016 door de Vennootschap op de zetel te worden ontvangen.
Aandeelhouders die wensen vertegenwoordigd te worden door een volmachtdrager moeten bovendien voldoen aan de hierboven beschreven toelatingsvoorwaarden (registratie- en kennisgevingsprocedure).
Beschikbaarheid van documenten
Overeenkomstig artikel 535 van het Wetboek van vennootschappen kunnen de houders van gedmaterialiseerde effecten van de Vennootschap, vanaf 5 november 2016, tegen overlegging van een attest opgesteld door een erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling die het aantal gedematerialiseerde effecten bevestigt dat op naam van de betrokkene is ingeschreven, op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Spinnerijstraat 12, 9240 Zele) kosteloos een kopie verkrijgen van de documenten en verslagen die op deze vergadering betrekking hebben of die hen krachtens de wet moeten worden ter beschikking gesteld.
De verzoeken om een gratis kopie te verkrijgen kunnen ook schriftelijk of elektronisch worden verstuurd per brief op het adres van de zetel van de Vennootschap of per e-mail (dirk.stoop@vgpparks.eu) ter attentie van Dhr. Dirk Stoop.
Alle relevante informatie met betrekking tot de buitengewone algemene vergadering, met inbegrip van het prospectus bedoeld in agendapunt 1, evenals de hoger vermelde volmachtformulieren, zijn beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.vgpparks.eu) vanaf 5 november 2016.
De raad van bestuur
